O powołaniu specjalnego zespołu ds. ratowania archiwaliów, z udziałem miejskich archiwistów, przedstawiciela Archiwum Narodowego w Krakowie, policji oraz prokuratury poinformował w czwartek, 11 lutego podczas konferencji prasowej w magistracie prezydent Krakowa Jacek Majchrowski.

– Chciałem podziękować wszystkim, którzy brali udział w akcji gaśniczo-ratowniczej: strażakom (z ogniem walczyło 100 strażaków na jednej zmianie), policjantom, strażnikom miejskim, pracownikom nadzoru budowlanego i przedstawicielom wszystkich innych służb i instytucji, pracownikom urzędu. Dziękujemy też za wsparcie dyrekcji i pracownikom Archiwum Państwowego w Krakowie – powiedział prezydent Krakowa Jacek Majchrowski podczas konferencji prasowej w magistracie.

W archiwum znajdowało się około 20 tysięcy metrów bieżących akt. – Dziś jeszcze nie jesteśmy w stanie oszacować, ile dokumentacji się spaliło. Jeszcze dwa dni temu wydawało się, że nie zostanie nic. Wczoraj, gdy pożar w jednej z hal był już opanowany, było widać, że regały nie są całkowicie puste, więc mamy nadzieję, że część archiwaliów ocaleje – poinformował Jacek Majchrowski. I dodał, że dopóki akcja gaśnicza się nie zakończy, nie będziemy w stanie wyciągnąć żadnych dokumentów. Potem biegli będą musieli stwierdzić, jaki jest stan budynku i ewentualnie określić, jak w sposób, bezpieczny dla ludzi, dostać się do resztek archiwaliów. Żaden dokument nie jest tak cenny, jak życie ludzkie. – Przed nami trudne zadanie uporządkowania rumowiska. Dlatego powołałem specjalną komisję ds. ratowania archiwaliów, która się zajmie ratowaniem archiwaliów, selekcją tego, co pozostało i wybraniem akt, które są czytelne. Żeby nie było żadnych wątpliwości, bo pojawiły się komentarze na forach, do pracy w tym zespole zaprosiłem nie tylko naszych miejskich archiwistów, ale też przedstawiciela Archiwum Narodowego w Krakowie oraz policji i prokuratury. Chcielibyśmy, aby wszystko było bardzo transparentne w tych sprawach – zaznaczył prezydent Jacek Majchrowski.

Ponieważ dokumenty archiwalne zawierają dane osobowe, o pożarze obiektu został powiadomiony także Urząd Ochrony Danych Osobowych.

– Mogę zapewnić, że nie ma niebezpieczeństwa, iż dokumenty trafią w niepowołane ręce – zapewnia Antoni Fryczek, sekretarz Miasta Krakowa. – W tej chwili teren, na którym są prowadzone działania ratowniczo-gaśnicze jest nadzorowany przez policję. W przyszłości, gdy dokumenty będą już wydobywane ze zgliszczy, będą nad nim czuwać nie tylko policja i prokuratura, ale też dodatkowa ochrona.

Prezydent odniósł się także do skandalicznych według niego opinii, że spaliły się dokumenty dotyczące Wesołej, czy przetargu na Zakrzówek. W archiwum przechowuje się tylko i wyłącznie dokumentację takich spraw, które są ostatecznie zakończone, a od ich zakończenia minęło co najmniej dwa lata. Dlatego dokumenty Wesołej nie mogły być w archiwum. To sprawy bieżące. Żadna dokumentacja dotycząca inwestycji na Zakrzówku też nie miała szans spłonąć, bo nie dość, że jest bieżąca, to jeszcze nie jest prowadzona przez urząd miasta, tylko jednostkę miejską, a jednostki miejskie mają swoje własne archiwa. Dlatego nienaruszona jest dokumentacja krakowskich inwestycji, które są prowadzone przez miejskiej jednostki i spółki. Nie spaliły się także dokumenty potwierdzające prawo do własności nieruchomości w Krakowie. Takie dokumenty są przechowywane w sądach w księgach wieczystych, a także w wydziale geodezji, który ma osobne archiwum.

Prezydent dodał na zakończenie, że budynek archiwum był projektowany stosunkowo niedawno, zgodnie ze sztuką, miał zapewnić bezpieczne warunki do przechowywania dokumentacji. Przeszedł pomyślnie wszystkie odbiory i miał wszelkie potrzebne zezwolenia na użytkowanie. W sobotę, gdy wybuchł pożar nie było tam pracowników czy mieszkańców, a jedynie ochrona i zabezpieczania elektroniczne, w tym 60 kamer monitoringu, którego zapisy będą analizowane. Miasto czeka na ustalenia biegłych.

– Należy pamiętać, że do archiwum trafiają dokumenty w sprawach, które są już zamknięte, prawomocnie zakończone – po ich zakończeniu leżą w jednostce wiodącej dwa lata, a następnie trafiają do archiwum – podkreśliła Barbara Skrabacz-Matusik, zastępca dyrektora wydziału organizacji i nadzoru UMK. Nie ma tam dokumentacji aktualnie działających jednostek miejskich i organizacyjnych. Jest dokumentacja Urzędu Miasta Krakowa i zlikwidowanych jednostek miejskich, to dokumentacja archiwalna i dotycząca zakończonych postępowań.

Istnieje spis elektroniczny tematów, jakie znajdują się w archiwum. Rejestry prowadzonych spraw (zwłaszcza tych młodszych) są jak najbardziej do odtworzenia (w mniejszym lub większym zakresie), problemy mogą dotyczyć dokumentów starszych, które nie miały kopii, nie były digitalizowane (urząd nie ma takiego obowiązku). Barbara Skrabacz-Matusik podkreśliła, że sporo dokumentów posiadało kopie, wiele z dokumentów i danych oraz informacji w nich zawartych powtarza się, bo figuruje w innych instytucjach i systemach, dlatego istnieje duża szansa na odtworzenie sporej części dokumentów, ze względu na wymianę korespondencji z szeregiem instytucji: z m.in. ministerstwami, sądami i innymi podmiotami.

Większość zasobu – ok. 65 proc. dokumentów zgromadzonych w archiwum miasta to były dokumenty o kategorii B, czyli dokumenty, które przechowuje się określony czas, a następnie są niszczone. Reszta to zbiory dotyczące najcenniejszej kategorii A ( tzw. wieczne) i B50 – przechowywane 50 lat. To m. in. sprawy m.in. Wydziału Architektury, Skarbu, księgi meldunkowe, akta osobowe. Informacje zgromadzone w tych dokumentach będziemy się starali odtworzyć. Decyzje w tej sprawie i kwerendy będą podejmowane niebawem.

I najważniejsze – archiwum Urzędu Stanu Cywilnego, a więc dokumenty z danymi krakowian, z których najczęściej mieszkańcy korzystają, nie ucierpiały, bo też są przechowywane w osobnym archiwum USC. Podobnie mieszkańcy nie będą mieć problemów z dokumentami dotyczącymi spraw załatwianych w Krakowskim Centrum Świadczeń, Wydziale Ewidencji Pojazdów i Kierowców czy Wydziale Spraw Administracyjnych. Plusem oprócz odrębnego archiwum USC są archiwa zespołu geodezyjno-kartograficznego, geologicznego, dotyczącego spraw związanych z przekształceniem użytkowania wieczystego w prawo własności czy dokumentacją historyczno-konserwatorską obiektów wpisanych do rejestru zabytków.

Sytuacja pożarowa została w pełni opanowana. – Pożar jest już zlokalizowany, nie powiększa się – poinformował rzecznik prasowy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie młodszy brygadier Sebastian Woźniak. W sumie w akcji było zaangażowanych 38 jednostek, ze skutkami żywiołu walczyło 689 strażaków przez blisko 100 godzin, w akcji zużyto 60 tys. metrów sześciennych wody, 2 tys. litrów środka gaśniczego, 4 tony proszku gaśniczego. Głównym celem akcji było zdrowie uczestników i zabezpieczenie jak największej ilości dokumentów.

W tej chwili działania na miejscu prowadzi 82 strażaków.