W sobotę wieczorem, 6 lutego, w halach należących do archiwum Urzędu Miasta Krakowa pojawił się ogień. Zainstalowany w budynku system alarmowy powiadomił straż pożarną. Do poniedziałku na miejscu pracowało łącznie ponad 200 strażaków. Akcja odbywa się w trudnych warunkach, jej głównym celem jest zdrowie uczestników i zabezpieczenie jak największej ilości dokumentów.

Pomimo natychmiastowej akcji do poniedziałku nie udało się ugasić pożaru. Straż pożarna od początku podjęcia interwencji podejmuje szereg działań, mających na celu zminimalizowanie strat (poprzez zastosowanie prądów wody i piany, a także gaszenie proszkiem).

Na miejscu został powołany sztab kryzysowy, złożony z przedstawicieli urzędu miasta, straży pożarnej, policji, nadzoru budowlanego i projektanta budynków.

W tej chwili przyczyny pożaru nie są znane. Miasto współpracuje w tej sprawie z Prokuraturą Rejonową Kraków-Nowa Huta. Wszystko wskazuje na to, że w sprawie powołany zostanie biegły z zakresu pożarnictwa, który wyjaśni wszystkie okoliczności, czynności dochodzeniowe prowadzi również policja.

Budynek został wykonany zgodnie z projektem

Budynek miał wszelkie odbiory, został wykonany zgodnie z projektem i otrzymał stosowne pozwolenia. Hala została odebrana przez wszystkie służby i przechodziła coroczne przeglądy gwarancyjne, ostatni w czerwcu 2020 r.

W archiwum znajdowało się ok. 20 tysięcy metrów bieżących dokumentów. Była tam m.in. dokumentacja akt osobowych oraz książki meldunkowe – sprzed kilku, kilkunastu lat. Należy pamiętać, że do archiwum trafiają dokumenty w sprawach, które są już zamknięte, prawomocnie zakończone – po ich zakończeniu leżą w jednostce wiodącej dwa lata, a następnie trafiają do archiwum.

Rejestry prowadzonych spraw (zwłaszcza tych młodszych) są jak najbardziej do odtworzenia (w mniejszym lub większym zakresie), problemy mogą dotyczyć dokumentów starszych, które nie miały kopii, nie były digitalizowane (urząd nie ma takiego obowiązku).

Zasoby archiwum

W zasobie archiwum Urzędu Miasta Krakowa przechowywana była dokumentacja archiwalna wszystkich komórek organizacyjnych urzędu (w sumie 40) i zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych (w sumie 72 jednostki).

W zbiorach archiwum znajdowały się Domowe Księgi Meldunkowe (z wpisami do połowy lat 60.), Karty Rejestru Mieszkańców (wydane do 1975 r.) Dokumentacja obejmowała również kartotekę ewidencyjno-dowodową osób, którym wydano dowody w latach 1952-1975 oraz koperty dowodów osobistych osób zmarłych wydanych od roku 1975.

W pomieszczeniach znajdowała się także dokumentacja funkcjonującej w latach 1945 – 1957 Miejskiej Rady Narodowej Miasta Krakowa, Prezydium Rady Narodowej Krakowa z lat 1954 – 1975, Rady Narodowej Krakowa z lat 1957 – 1990 oraz Urzędu Miasta Krakowa od 1974 r. Dokumentacja obejmowała także Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Krakowie z lat 1952 -1975 oraz Prezydium Rady Narodowej z czterech dzielnic (Kraków – Nowa Huta, Kraków – Podgórze, Kraków – Krowodrza, Kraków – Śródmieście z lat 1954-1975. Znajdowały się tam również dokumenty Urzędu Dzielnicowego Kraków – Nowa Huta, Kraków – Krowodrza, Kraków – Śródmieście i Kraków – Podgórze z lat 1975 – 1990.

W pomieszczeniach przechowywane były również dokumenty ze zlikwidowanych jednostek oświatowych: 14 domów dziecka, 4 żłobków, 19 przedszkoli, 18 szkół podstawowych, 9 gimnazjów, 10 innych szkół, 22 zespołów szkół, 8 szkół zasadniczych, 13 techników, 8 liceów, 4 ośrodków i 1 Domu Pomocy Społecznej. W archiwum znajdowała się także dokumentacja 7 Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej.

Digitalizacja części dokumentacji

W tej chwili nie możemy stwierdzić, jakie są straty. Część dokumentacji udało się zdigitalizować, czyli spisać elektronicznie. Istnieje duża szansa na odtworzenie sporej części dokumentów, ze względu na wymianę korespondencji z szeregiem instytucji: z m.in. ministerstwami, sądami i innymi podmiotami. Budynek został ubezpieczony na kwotę 12 mln zł.

Przypomnijmy, wiosną 2018 r. zakończyła się budowa dwóch z trzech hal nowego archiwum oraz parkingu dla potrzeb użytkowników. Hale miały wszelkie zgody techniczne, które pozwalały na ich użytkowanie. Do budynków przewożono archiwalia z dawnego archiwum urzędowego przy ul. Dobrego Pasterza. Docelowo w nowym archiwum urzędowym w Czyżynach, składającym się z trzech hal przewidziano miejsce dla 35 tys. metrów bieżących papierowych dokumentów.